Partie I : Planner
Révisions des concepts de base de la planification Efficace (SMART)
- Lister l’ensemble des attentes du projet (Quoi ?)
- Structurer le projet en livrables et sous-livrables (WBS simple)
- Cette Méthode de travail permet de pouvoir identifier les intervenants dans le projet (Les Qui ?)
- Une fois le Qui Fera Quoi identifié on pourra établir
- La Durées Des Tâches (Combien ? temps/budget)
- Le Comment ? et Quand ? réaliser les tâches
- Afin de déterminer le plus précisément la Durée Total Du Projet (Début-Fin)
Mise en pratique
Sur base d’un exemple structuré, mettre en place toutes les fonctionnalités de Planner
Les Fonctionnalités
- Création d’un Plan Public ou Privé (Projet)
- Encoder la liste des tâches à réaliser
- Paramétrer les tâches : Nom, Date d’échéance, Affectation
- Déplacement / Suppression / Modification
- Affecter des étiquettes (code couleur)
- Compartimenter le projet (Notion de Livrable)
- Trucs & Astuces
Gérer le projet de manière visuelle
- Filtrer le contenu du projet par Échéance/Priorité/Progression/Etiquette (code couleur)/Compartiment/Affectation
- Regrouper par Compartiment/Attribution/Avancement/Date d’échéance/Etiquette/Priorité
- Suivre l’état d’avancement sous forme de Tableau/Graphique/Calendrier
Analyser l’impact collaboratif de Planner
- Analyse de l’impact de Planner dans VOTRE messagerie Outlook 365 et celle de ceux qui collaborent avec vous dans vos projets quotidiens.
MS Planner faisant partie de la suite Office 365 et est entièrement intégré avec les autres applications Office 365. Si vous utilisez déjà Microsoft Teams, vous pouvez héberger un plan du Planificateur dans votre espace de travail Teams, afin que tout le monde puisse y accéder.
Partie II : Teams
Microsoft n’a rien inventé, il à simplement « virtualisé » vos anciennes « réunions en présentielle »
La philosophie de travail Teams >< Outlook
Teams et Outlook 2 outils de communication et de partage avec une portée différente
- Bien comprendre la différence qu’il y a entre une communication transmise et interactive et en fonction de la situation savoir adéquatement utiliser Teams et/ou Outlook
La différence entre les 2 grandes parties de Teams
- Celle qui sert à Communiquer (anciennement appelée Skype ou Skype for Business)
- Celle qui sert à Collaborer (Travail en « équipes » / « teams »)
Ceci Pour savoir quand utiliser l’un ou l’autre de manière efficace et appropriée
Le volet Communication avec Teams
Les 2 types de communications dans teams
- Communication informel (demande d’infos rapides)
- Passer un appel à une ou plusieurs personnes en Audio et Visio
- Echanger des messages textes (Chat – Conversation)
- Communication formelle via l’envoi d’une invitation à participer à une « réunion virtuelle »
- Depuis Teams ou Outlook (Calendrier)
La console de communication de teams
Durant les réunions virtuelles
- Afficher la liste des autres participants
- Chater (conversation écrite)
- Lever la main pour poser des questions
- Afficher ou pas l’image de la caméra
- Activer/Couper le son
- Partager mon écran
- Quitter l’appel / Rejoindre l’appel (réunion)
Retrouver toutes les infos
- Les liens d’invitation aux réunions pour les rejoindre à temps
- Que c’est-il passé en mon absence (Activités)
- Retrouver d’ancienne conversation et relancer de nouveaux sujets (Chat – Réunion instantanée/ Programmée)
Le volet collaboration avec Teams
Révisions de quelques notions de gestion de projet
- Les 7 grandes questions
- Être SMART
- Structure de livrable et produit (WBS) > les Quoi ?
- Matrice RACI > Les Qui ?
Intégration d’un nouveau Planner lié à l’équipe Teams
Collaborer avec d’autres personnes de mon organisation
- Etablir un plan d’action structuré
- Constituer une nouvelle équipe projet
- Assigner à ce projet la liste les personnes devant intervenir
- Attribuer un rôle aux membres de mon équipe projet (membre/propriétaire)
- Structurer cette équipe en canaux
- Structurer les canaux en onglet
PARTIE III : OneNote
- Le canal général pour stocker le cahier des charges de votre projet
- Utilisation de OneNote 365 pour documenter & structurer de CdCh
- Compartimenter le bloque note en Sections (livrables)
- Structurer les sections en Pages et sous Pages (sous livrable/Produit)
- Encoder dans les pages
- // documenter les Canaux / Equipes
Suite de la partie collaborative de Teams
- Une fois la structure réalisée, communiquer efficacement
- Avec 1 ou plusieurs personnes
- Adresser un message au canal
- Organiser des réunions de travail
- Communication informelle (instantanée)
- Communication formelle (via invitation)
- Collaborer autour d’un même document (Word, Excel, PowerPoint, OneNote)
Collaborer avec des personnes hors de mon organisation
Certaines options de Teams ne leur sont pas disponibles pour diverses raisons que vous ne pourrez pas contrôler comme
- Le fait qu’ils utilisent un Mac/Linux…
- Qu’ils utilisent une version WebApps de Teams et pas l’application de bureau
- Que leur compte Teams est mal paramétré (vous n’êtes pas leur IT)
Exercices de mise en pratique
Le cours est entièrement construit autour d’un exercices de mise en pratique compréhensible pour tous durant lequel tous les participants collaborent (interagissent).
Database Management & Data Analysis